壓力是無法完全擺脫的,因此壓力管理目的不在讓壓力不見,而在讓壓力不至於過重以致無法負荷。管理壓力需要倚靠良好的生活紀律。前幾期,我們提到要隨時減輕身上的稻草,避免壓垮自己,這需要做好兩件事,第一是學會按優先秩序做事,第二是按時間表做事。

當我們壓力罩頂時,最重要的一步是按照「重要」與「緊急」原則,把身上所有的壓力,依輕重緩急分出待處理的順序。接著,便是把它們納入時間表管理。排定時間表後,我們就要進入執行階段。此時,我們就要學會「專注於眼前的事」,這需要先學習三件事:

先計畫再專注

所謂眼前的事,在重要性分類上必屬於重要又緊急的事。但反觀很多人,眼前正忙於處理的,卻往往是緊急但不重要的,或更糟糕,是不緊急又不重要的事。是否曾有正在處理A事,突然想起電話費已過截止日還沒繳,或正在開會,突然想到忘記給一位重要客戶打電話,這種「掛一漏萬」的慌張?

會手忙腳亂處理事情,往往是因為缺乏事前計畫,就直接進入執行程序,還沒有把事情分類就開始處理,或沒弄清楚事情的優先順序就埋頭苦做,才會發生的狀況。因此要有好的執行力,就要學會先計畫再做事。

將所有待作的事分好優先次序再開始專注的做事,可以幫助我們將混亂充塞的頭腦謄清,這可減輕我們的壓力感。同時,因為知道眼前要做的事是最需要先作的,也知道按時做完這件,再作後面的事不遲,生活失控感將因此大大降低。

作事力求正確

執行事情時,專注是一種很重要的心態。「始料未及」、「粗心大意」、「顧前不顧後」等,這些都是做事不夠精確,缺乏謹慎與細心的態度。

力求作事正確非常重要,因為我們沒有多少時間可以浪費。如果我們不夠細心而讓眼前處理中的事失誤連連,那麼我們就是在已經非常有限的時間中,又額外增加了「修正錯誤」的時間,這樣便升高我們的壓力指數。因此養成每件事完成時力求正確的習慣,才能真正有果效的如期完成計畫。

把憂慮之事分類歸檔

憂慮往往是妨礙我們專注的主要原因,許多時候我們一面做事,心裡卻一面惦念著另一件事。憂慮使我們分心,一心二用,讓壓力升高,又無濟於事。

憂慮不見得不必要,但靠有效管理,我們可以把「應當」憂慮的事,填入我們手上的時間表,使憂慮從抽象的擔心,變成可被依序處理完成的事。當然,這牽涉到時間排程的更動。

時間表是有彈性,可以隨時更動的,因為我們每日都會遭遇新事,不太可能依靜態的時間表做事。時間表的目的是方便管理事情,而非排除新事加入。

該如何分辨憂慮的必要性呢?我們可依照「重要性」和「可能性」來進行分類:

對憂慮的處理方式  重要性  可能性

應該納入考量     ○     ○

保持注意,暫不處理  ○    ×

學習放下不去想    ×    ○

根本不與理會     ×    ×

(1)應進入今日排程的憂慮:

依據重要性與可能性的分類,最可能會打擾我們「眼前之事」的,就是又重要、又可能發生的事。這樣的事,有其迫切待處理性,因此可被納入今日排程,此時我們需要重定已分配好的時間表,確認這件事,該如何加入今日排程,並且與眼前之事相比,處理上的優先順序當是如何。

保持注意,但現在尚不必處理的憂慮:

有時我們所憂慮的事情的確重要,卻不太可能即刻發生,這類事我們要學習先放下、不要現在去想,只要留心注意就好。因為這些事現在發生機率甚低,因此現在擔心也沒用,何況它沒有緊急性,因此只要先做好預備,不用急著現在去做完,這種事並非不需要處理(因為它有重要性),只是現在暫時不必去處理,我們可以將這樣的事放入待辦事項清單。

學習放下不去想的憂慮:

重要性低但發生可能性很高的事,是我們最難不予理會,卻一定要學習去拒絕的事。因為我們不是完人,不可能處理好每一件事,這種今天可能發生但卻不重要的事,我們要學習降低要求、學會放手。也許我們是完美主義者,但我們要瞭解自己難以分身,因此既然要專注於眼前重要又急迫的事,權衡輕重,就需要捨棄那些不重要的事。

根本不必理會的憂慮:

那些既不重要又不可能發生的事,根本就不必費神擔心,再擔心就叫杞人憂天。

當我們有了良好計畫,又處理了心中所憂慮的事,並用審慎仔細的態度,專注處理眼前之事後,我們還需要學會善待自己,才能正確管理壓力,這一點我們下期再談。

(本文內容整理自紀惟明主講的「展翅上騰-- OFFICE EQ」節目內容,讀者可於佳音網站的「節目精華」處點選收聽。)

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