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佳音廣播月刊 第 2005-04 期
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從名片談檔案管理

二月份節目裡,訪問過一位在海峽兩岸「個人知識管理」赫赫有名的楊舜仁講師,他的專長是用名片管理來廣結善緣、增加業績、拓展人脈。節目過後的下個主日,教會裡的秦弟兄聽過專訪後,問我一個問題:名片這麼多,到底有甚麼用?

名片管理展現個人魅力

真的,我工作將近三十年,收集至少一萬張以上的名片,有時候演講拿出去給學生看,用盒子裝起來大概有十幾盒。每張名片上都註明是在甚麼時間和地點、場合與當事人見面,有時候把舊名片拿出來給當事人分享,連當事人都忘記他以前曾經擔任過某項職務,更別提還認識過我。

人的智慧是有限的;記憶力更別提了。可是透過方法,真的可以提醒很多事情,也可以增加更好的效率。楊舜仁先生只不過把他個人工作的方法介紹出來,就成為大家工作效率激增的典範。當然,這需要一些時間和工具,但是只要能養成習慣,上班族的確可以妙用無窮。

他的方法很簡單,說穿了就是:「群組化」、「系統化」、「標準化」而已,當你收到別人的名片,回去就立刻輸入到自己的電腦裡面;如果你用Outlook 或者PDA這一類的工具,那就記得把和這個人相關的關鍵字也輸入,以便將來檢索的時候可以應用。

我常看見楊舜仁見到人,就把身上的小小PDA拿出來,然後馬上告訴對方,以前在某年某月某日的某個場合見面,當時的特徵等等,惹得對方哈哈大笑或是膛目結舌,說不出話來。當然,這樣的話題,成為見面的第一個印象,就會給對方一個足具吸引力的開始。

用名片建立個人資料庫

我個人也是用相同的法則做事情,除了上述名片整理在通訊錄裡面,每天網路郵件中,若是收到他人寄來的信件,都會刻意把別人的朋友網址信箱,也都用各種不同的群組,收錄在自己的通訊錄裡面;並且規定自己,每天至少有十筆資料入檔,成為自己龐大的人際資料庫。

或許你認為,我是要把DM寄給別人、還是垃圾郵件轉載,答案當然不是。我只是適時將各類資料存取,作為幫助別人或幫助自己的快速工具而已。例如,有些企業老闆需要找秘書,就會問我有沒有學生要找工作?我當然馬上就進入網郵系統,不用一分鐘把學生的資料庫橫掃一遍,發出通函,通常一天內就能仲介成功。

傳統的人際關係靠的是挨家挨戶的拜訪、地毯式的追蹤,現代化的模式底下,這種沒有效率的方式是不能亨通的。有限的時間內要能達到最大最快的效率,就必須藉助這種網際網絡的聯結。或許你在面對一個人的時候,會說不出話來,但是在網路上或簡訊裡,就能輕易做到輕鬆面對的效果。

小小名片立大功

有一位年輕的姐妹,她時常刻意把聖經的話語用簡訊傳給朋友,得到很大的迴響。我的「樂在學習」節目裡,也有一些聽眾的來電提到用這樣的方法傳福音,至少不會被當面拒絕,而且可以流傳,成為更有利的傳福音方式。這和收集名片資訊有異曲同工的效果。

許多教會在舉辦活動的時候,常常慨嘆參加的會眾太少,而且很羨慕其他教會能有更多參予的人。其實如果能夠充分運用企業化的方法,積少成多,把每個人身邊的網址和朋友都連結起來,加以分類為各種不同的群組,很快的就會成為一個龐大的市場開發資料庫。

不要看不起一張小小的名片,這就是人際關係的開端,一個人從身邊走過,或許就是你救贖傳福音的對象;好好善用任何一分資源,都能得到意想不到的收穫,都能蒙神賜助更大的恩典。

(「展翅上騰-樂在學習」節目,每週四08:00-09:00播出)

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