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壓力管理系列4 舒壓招-列張壓力清單
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佳音廣播月刊 第 2006-10 期
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管理壓力從列清單開始

人 在壓力下崩潰,往往並不是單一事件造成的,而是諸多壓力加總的結果。因此需要經常性的舒解壓力,不要等到被最後一根稻草壓垮,才發現事態嚴重。

學習抗壓的基本工,就是要先學習掌握壓力來源,詳列清單並分類。生活中有壓力的事大大小小可能不只一件,但我們無法同時解決每一件事,因此列一張壓力清單就非常必要了。壓力清單讓你掌握生活,而非讓生活失控。

每個人承載壓力的能力有限,當過多繁重又煩心的事升高我們的壓力指數時,如何亂中有序、化險為夷完成每件事,是每個人迫切的希望。以下將和您分享壓力清單如何幫助你減緩壓力堆積的速度,避免工作中最後一根稻草出現。

一個時間,專注一事

列出壓力清單的好處之一是,消除生活失控感及混亂所造成的壓力。許多因心理耗竭(burn out)而發展為憂鬱症的人,多半因生活失控,千頭萬緒無從處理,於是導致超越了心理臨界點的恐懼、沮喪與無力感。其實生活中種種壓力來源並非全然無法解決,只因沒有即時處理而造成壓力累加,感到生活中的困難如同排山倒海般的迎面而來,無力面對。

要學習與壓力共處,我們先要具備一個處理壓力的好習慣,那就是「一個時間,專注一事」。

待辦事項、人際關係、不順遂的事,負面情緒...等等,生活中有許多讓你我感到壓力的事。這些事情的確都需要關注,但每件事的輕重緩急不一,有些事並不需要立刻處理。讓自己同一時間只專注處理一事,是非常重要的處理壓力基本工。

如果我們沒有學會「一次只為一件事操心」,我們往往每時每刻在為每件事情擔憂,頭腦裡總是盤據著各種有壓力的事和難題,心裡壅塞種種負面情緒,不時擔憂自己會顧此失彼,並企圖同時解決所有事情。

結果,我們不但不能安心處理事,甚至因為操心過多而壓力倍增,而且無法全神貫注,以致於顧此失彼、掛一漏萬、差錯連連、並且一事無成。

有清單,安心好辦事/p>

一次處理一件事,不是說就把其他的事擱著不管。一次處理一事的前提,是這件事情已在我們排定的壓力清單中,因為已經把壓力分類管理,分配好每件事的優先次序與處理時間,讓事情可以按部就班一一解決,因此當我們先處理A事時,就無須替尚未處理的B事憂心。

整理手邊所有感到壓力的事,分辨哪些事情必須先作,哪些事情可以放到後面作,是一種思考、規劃的過程。羅列壓力清單的同時,我們已經在開始處理壓力,經過這樣的整理,我們對手邊所有擔心的事其完成進度,都能掌握,自然大大減少了因擔憂而生的壓力。

有清單,學會說NO

列壓力清單,另一好處是知道什麼時候應當拒絕不重要的請託。

清單上的時程並不非不可更動,但有清單的好處是,當任何一件不在清單羅列的事試圖擠入清單中時,我們都有一個依據,可以決定要接還是不接,並且知道如果接下來了,會出現什麼時間排擠效應。不論這事來自老闆交辦,同事請託,或客戶的要求,我們都知道能不能接。

如果我們衡量接下來的結果,會讓某些事進度受拖累,我們就可預備把一些事請他人代為處理,或與人商討將某些事延期完成。如果衡量知道無力再接新案子,我們也能合情合理的拒絕別人,不至讓人誤會我們是不合作、不敬業或推託。

有清單,進退有據

有壓力清單,你不會有不必要的稻草,也知道何時該丟棄不重要的稻草。例如,你今日要完成某件事,但在你處理這事的同時,突然有件新事要交給你處理,也需要今日完成。這時,你可以合理的和這人解釋你現在的處境。如果交新事給你的人,正是你現在必須完成之事的同一個交辦人,你甚至可以請他考量你該先完成哪件事,這時問題就從你身上移轉到他身上,你不必總是悶聲不響的勉強接下所有的事。

有些人往往以犧牲睡眠、吃飯、假日等方式來應付增加的待辦事項,這不可視為常態,也非長久之計。正常作息有助舒緩壓力,並且維持健康的精神和體力,保持工作戰力。偶一為之的作息犧牲或可接受,但當我們身體垮了,豈不耽誤更多交辦的事嗎?

排清單的好處,就是我們能掌握自己的負荷量,不隨便答應作不來的事情。並可時常保持自己在最佳狀態,預備承接新任務,又能按步就班完成舊任務。

建立壓力清單的好處,我們已經得知,但該如何建立清單?才能有效管理壓力?學會分辨緊急與重要事項,把壓力「分類管理」,是建立壓力清單的最重要一步,這點,我們下期再談。

(本文整理自紀惟明主講的「展翅上騰—Office EQ」節目內容,讀者可於佳音網站的「節目精華」處點選收聽)

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