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有的時候,慢一點更有效率
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【職場瞭望台】

有的時候,慢一點更有效率

黃夏成 (佳音電台「成為發光的職場達人」節目主持人、靈活生命教練健心房負責人)


人類為了更有效率的活著,製造了現在的文明產物、社會制度以及高速移動的生活方式。

速度和效率,是近兩百年來人類發展的核心思維;於是,如何提高效率便成為管理學上重要的課題。

提高效率的基本概念,不外乎減少資源浪費,包括時間、財務、人力及物資;於技巧上側重在優化流程、強化技術及提升工具效能。

但是,提高效率的模式不僅只這些方向,有的時候,慢一點更有效率。因為在許多事上,慢一點才會減少失誤和意外,甚至慢一點才會達到卓越的成效。


四個別急著行動的因素

以下四動和四領域,就是要慢一點才更有效率,並且創造更美好的結果。

一、先花時間釐清你要的結果

從安排休閒活動、銷售目標、產品研發,到生涯發展等,不論是長程計劃或短期需求,我們都要先確認這件事的最終結果,以至於執行過程才不會走偏而無法達成目標。

清楚知道所要的結果,是執行流程重要的依據。除非知道你要往那裡去,否則任何行動將不具備任何意義。

二、先花時間思考你的執行計劃

有價值的目標就值得花時間去擬執行計劃,同時也可以更周延的思考到過程中每一個關卡的需要。

執行計劃是達成任務的保證,導引你看清楚近距離的變化,讓你在奮力前進時每一步都是在較可控的範圍內。

三、先花時間盤點你的現況和資源

從A點要走到B點之前,要先了解現在的位置和狀態,才能將實際的考量列入計劃中。在執行的過程需要運用各種資源,能預先計算才不致於在中途捉襟見肘。

另一項評估是心理狀態,檢視自已對這個計劃的動機和期待,讓自己作好身心預備以開始啟動。

四、先花時間整合你的團隊

在設定目標和擬定計劃時,就讓團隊夥伴有機會參與,有助於夥伴的團隊感和投入度,也直接影響執行的意願和效益。


四個急不得的領域

團隊關係的建立需要消耗大量的時間,因此,能盡早鋪陳團隊精神將可以有效地進入工作狀態。以下人生四個領域需要我們慢一點,將會更有效率的創造美好成效。

一、增進關係

人際關係的培養需要用心投入其中,效率行事可能會給人敷衍了事的感覺,反而破壞關係。

為了增進關係,更要在許多相處時間中,營造有品質好感受的精緻時刻。當關係得到滿足,家人或工作團隊之間的相處,自然就減少誤解和衝突,也就不必浪費時間在化解或協調上。

花在增進關係上的時間是一項投資,將會回饋在人生不同的層面。

二、傳播感動力的服務

服務業基本上是一個熱心助人的行業,不能為了效率而草率了事,而是要在當下將客戶視為唯一的貴賓,用心做好每一個動作,甚而主動思考:「我還可以做什麼讓客戶有意外的驚喜?」

要做到傳播感動力的服務,重點不只是迅速確實,更要願意花時間處理你工作職務以外的事,卻是客戶心急甚至忽略的事。

服務要到位也要貼心,才能贏得客戶的心。

三、打造基本功

任何有形無形的建設,把基礎打造得紮實穩固,將影響後續發展的格局。在這已經超速的的世界,我們要重溫慢工出細活的品味,即享受過程的美好,也驚嘆成果的可貴。

打造基本功所投注的時間,每一分每一秒的價值,在未來都可以加倍回收。

四、生命成長

這是個忽略生命的需要和質感的時代,我們被速度綁架,只看見一件又一件的任務被完成,而無感於生命的停滯或消耗。

在教育生產線上、在工作流程機制中以及在生活時空交織裡,我們給生命太少時間和關注,卻奢望從生命中獲取人生的所有。

未能給生命足夠的時間成長,是我們一生最大的浪費,一種嚴重缺乏效率的生存方式;慢一點也可以更有效率,會讓人生更加美好。


黃夏成主持的「成為發光的職場達人」節目,每週四08:05-09:00播出)

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